✅ У сучасному діловодстві підприємці, юристи та керівники компаній дедалі частіше замислюються над використанням факсиміле — копії власного підпису, відтвореної за допомогою технічних засобів (штампу, друку, електронної графіки). З одного боку, це зручно, швидко та економить час. З іншого — існують правові ризики та обмеження, які важливо врахувати.
📌 Що таке факсиміле?
Факсиміле — це відтворення власноручного підпису особи за допомогою:
- штампу;
- копіювальної техніки;
- комп’ютерної графіки;
- іншого технічного способу.
Його основне призначення — спростити підписання документів масового характеру (листи, акти, договори типового змісту).
⚖️ Правове регулювання
Використання факсиміле в Україні регламентується:
- Цивільним кодексом України (ст. 207 ч. 3) – допускається використання факсиміле у випадках, передбачених законом, або за письмовою згодою сторін із зазначенням зразків підписів;
- Господарським кодексом України – у господарських відносинах факсиміле може застосовуватися лише тоді, коли сторони прямо погодили це у договорі;
- судова практика – суди визнають дійсність документів із факсиміле лише тоді, коли є попередня письмова угода про його використання.
✅ МОЖНА використовувати факсиміле
- у внутрішньому документообігу компанії (накази, повідомлення, службові листи);
- у масових договорах (банківські угоди, страхові поліси, акти виконаних робіт) – якщо це передбачено договором;
- для оперативного листування з контрагентами;
- у копіях та дублікованих документах, де важлива швидкість.
❌ НЕ МОЖНА використовувати факсиміле
- у довіреностях;
- у заявах до державних органів (ЦНАП, суд, податкова, міграційна служба тощо);
- у кадрових документах (заяви про прийняття/звільнення з роботи, особові картки);
- у нотаріально посвідчених документах;
- у податкових деклараціях та звітності.
📊 Приклади з практики
- У 2023 році Господарський суд м. Києва визнав недійсним договір, підписаний факсиміле, оскільки сторони не уклали угоду про його використання.
- У банківській сфері факсиміле часто використовується для масового підписання кредитних договорів та виписок, але завжди є внутрішній наказ чи угода, яка це дозволяє.
📈 Статистика
- За даними Єдиного державного реєстру судових рішень, понад 60% спорів щодо факсиміле виникають у господарських договорах.
- У 2024 році було зафіксовано понад 500 справ, де однією з підстав спору стало використання копії підпису без належного оформлення.
📊 Факсиміле vs. КЕП: у чому різниця?
| Критерій | Факсиміле ✅ | Кваліфікований електронний підпис (КЕП) 🔐 |
|---|---|---|
| Правовий статус | Має силу лише за домовленістю сторін | Прирівнюється до власноручного підпису |
| Регулювання | Ст. 207 ЦКУ, угода між сторонами | Закон України «Про електронні довірчі послуги» |
| Сфера використання | Внутрішній документообіг, масові договори | Будь-які юридично значимі дії |
| Визнання в суді | Тільки при наявності письмової угоди | Автоматично визнається доказом |
| Використання в податковій | ❌ Заборонено | ✅ Повністю дозволено |
| Рівень захисту | Низький (можна підробити) | Високий (захист криптографією) |
| Зручність | Дуже просте у використанні | Потребує токена/файлу ключа, ПЗ |
✅ Як правильно користуватися факсиміле
- Оформити письмову угоду між сторонами (або внутрішній наказ для компанії).
- Закріпити зразок підпису-факсиміле у додатку до договору.
- Використовувати факсиміле лише там, де це дозволено законом.
- Для юридично значимих дій – застосовувати КЕП, який має таку ж силу, як і власноручний підпис.
🔒 Що робити, якщо факсиміле викрали або ним зловживають?
1️⃣ Негайно оформіть внутрішній акт/наказ про заборону використання втраченого зразка факсиміле.
2️⃣ Повідомте контрагентів, з якими укладено угоди, що підписані документи з таким факсиміле вважати недійсними.
3️⃣ Зверніться до поліції — викрадення або незаконне використання факсиміле може розцінюватися як підроблення документів (ст. 358 КК України).
4️⃣ Подайте позов до суду, якщо від вашого імені вже підписали документи з підробленим факсиміле.
5️⃣ Перейдіть на більш захищений варіант — кваліфікований електронний підпис (КЕП), який неможливо просто «скопіювати» чи викрасти.
💡 Важливо: у судовій практиці підписані підробленим факсиміле документи не визнаються дійсними, якщо доведено відсутність вашої згоди. Тому головне — швидко зафіксувати факт викрадення та попередити партнерів.
❓ FAQ: Питання та відповіді
1. Чи можна підписати договір факсиміле без додаткової угоди?
Ні. Якщо немає письмової домовленості між сторонами, суд може визнати договір недійсним.
2. Чи має факсиміле таку ж силу, як електронний підпис (КЕП)?
Ні. КЕП прирівнюється до власноручного підпису, тоді як факсиміле діє лише в межах домовленостей сторін.
3. Чи можна використовувати факсиміле у кадрових документах?
Ні. Наприклад, заяви про прийняття на роботу чи звільнення обов’язково підписуються особисто.
4. Як правильно оформити дозвіл на використання факсиміле?
Необхідно скласти письмову угоду або внутрішній наказ, де зазначено порядок та перелік документів, де допускається застосування факсиміле, із зразком такого підпису.
5. Чи визнає податкова документи з факсиміле?
Податкова служба визнає лише ті документи, які підписані особисто або КЕП. Факсиміле у податкових документах не допускається.
💡 Висновок
Факсиміле — зручний інструмент у бізнесі та діловодстві, але його варто застосовувати обережно та правильно. Найважливіше правило: завжди передбачати письмову згоду сторін і знати, де закон вимагає особистого підпису.
Юристи компанії «Бровар Юст» допоможуть вам:
- Виготовити факсиміле;
- підготувати угоду про використання факсиміле;
- перевірити договори на юридичні ризики;
- захистити ваші інтереси у разі спору.
📞 Телефон: 066-596-76-42
📩 Email: brovarjust@gmail.com
🌐 Сайт: brovarjust.com.ua