Правильне оформлення найманого працівника для фізичної особи-підприємця (ФОП) — це не лише вимога закону, а й спосіб уникнути штрафів та зайвих проблем із контролюючими органами. У цій статті розглянемо, як ФОПу офіційно оформити працівника, які податки доведеться сплачувати, яку звітність подавати та який дохід необхідний для покриття витрат.
✅ Як офіційно оформити працівника ФОПу
- Укласти трудовий договір у письмовій формі.
- Подати повідомлення до ДПС про прийняття працівника на роботу (до початку роботи).
- Ознайомити працівника з умовами праці (посадові обов’язки, інструктаж із техніки безпеки).
- Вести кадровий облік (особова картка, наказ про прийняття).
👉 Важливо: за неоформленого працівника передбачено штраф у 10 мінімальних зарплат (ст. 265 КЗпП).
📊 Податки, які сплачує ФОП за працівника
ФОП як роботодавець зобов’язаний сплачувати:
- ЄСВ (22%) — від нарахованої зарплати, але не менше мінімального внеску.
- ПДФО (18%) — податок на доходи фізичних осіб.
- Військовий збір (1,5%) — утримується із зарплати працівника.
🔹 Приклад: якщо працівник отримує 15 000 грн, то податкове навантаження виглядатиме так:
- ЄСВ — 3 300 грн
- ПДФО — 2 700 грн
- Військовий збір — 225 грн
👉 Загальні витрати для ФОП: 21 225 грн (зарплата + податки).
📝 Звітність ФОП із працівниками
ФОП подає:
- ЄСВ та ПДФО/військовий збір — через єдиний звіт (форма ДФ, подається щомісяця).
- Форма №1ДФ (тепер додаток 4ДФ) — відображення доходів працівників.
- Військовий збір — разом із ПДФО.
👉 Сплата податків та подача звітності здійснюється до 20 числа наступного місяця.
📊 Таблиця-інфографіка: оформлення, податки та звітність ФОП із працівником
| Етап / Дія | Коли робити | Що саме потрібно зробити | Хто відповідає |
|---|---|---|---|
| Укладення трудового договору | До початку роботи | Письмовий договір + наказ про прийняття | ФОП |
| Повідомлення до ДПС | До першого робочого дня | Подати електронне повідомлення про прийняття | ФОП/бухгалтер |
| Нарахування зарплати | Щомісяця (не рідше 2 разів/міс.) | Виплата зарплати + утримання ПДФО та військового збору | ФОП |
| Сплата ЄСВ, ПДФО, ВЗ | До 20 числа наступного місяця | ЄСВ (22%), ПДФО (18%), ВЗ (1,5%) | ФОП |
| Звітність (об’єднана) | Щомісяця до 20 числа | Подати єдиний звіт із додатками (ЄСВ, 4ДФ) | ФОП |
| Ведення кадрових документів | Постійно | Особова картка, інструктаж, табель обліку часу | ФОП |
💰 Скільки прибутку потрібно ФОПу для покриття витрат?
ФОП сплачує податки за себе + за працівника.
Податки ФОП (3-тя група, 5% від доходу):
- Єдиний податок = 5% від доходу
- ЄСВ (мінімальний) = 1 562 грн (2025 рік)
Податки за працівника (зарплата 15 000 грн):
- Зарплата «чиста» = 12 075 грн (після утримання податків)
- ЄСВ = 3 300 грн
- Загальні витрати = 21 225 грн
Додаткові витрати: бухгалтер
Якщо ФОП не веде облік самостійно, знадобиться бухгалтер.
- Ведення одного працівника + звітність ФОПа коштує в середньому 2 000 – 5 000 грн/міс.
Загальний розрахунок:
- Витрати на працівника: 21 225 грн
- Податки ФОПа: мін. 1 562 грн ЄСВ + 5% від доходу
- Бухгалтер: ~3 000 грн/міс. (середнє значення)
👉 Щоб покрити все і мати хоча б 15 000 грн чистого прибутку для себе, ФОП повинен заробити:
≈ 48 000 – 50 000 грн/міс.
- 21 225 грн ідуть на працівника
- ~1 562 грн ЄСВ + ~2 500 грн єдиний податок
- ~3 000 грн бухгалтер
- Решта ~20 000 грн залишається підприємцю «чистими»
⚖️ Висновок
Оформлення найманого працівника для ФОП — це комплексний процес, що включає укладання трудового договору, подання звітності та своєчасну сплату податків. Важливо враховувати податкове навантаження не лише за працівника, а й за себе, а також можливі витрати на бухгалтера.
📌 Мати навіть одного найманого працівника — це не дешеве задоволення для ФОП, адже стабільний дохід має становити щонайменше 50 000 грн/міс., щоб покривати всі витрати та отримувати прибуток.
❓ FAQ
Чи може ФОП на 2-й групі мати більше 10 працівників?
Так, обмеження щодо кількості скасовано.
Чи можна оформити працівника за цивільно-правовим договором (ЦПД)?
Так, але ЦПД не дорівнює трудовому договору, і при зловживанні Держпраці може перекваліфікувати його у трудові відносини.
Коли сплачувати податки за працівника?
До 20 числа місяця, наступного за звітним.
Чи потрібен бухгалтер для ФОП із працівниками?
Не обов’язково, але практично завжди вигідно, щоб уникати штрафів і помилок у звітності.
📞 Потрібна допомога з оформленням працівників чи веденням кадрового та податкового обліку?
Звертайтесь до Юридичної компанії “Бровар Юст”:
- Телефон: 066 596 76 42
- Email: brovarjust@gmail.com