В Україні триває перехід до повністю електронного обліку трудового стажу.
Паперові трудові книжки, які використовувалися десятиліттями, тепер мають бути оцифровані — тобто переведені у цифровий формат Пенсійного фонду України (ПФУ).
Це не просто рекомендація, а законодавча вимога, передбачена Законом України
«Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»
від 5 лютого 2021 року №1217-IX.
Відповідно до Закону України №1217-IX від 05.02.2021 року, усі трудові книжки мають бути оцифровані до 10 червня 2026 року.
Після цього терміну паперові трудові книжки втратять юридичну силу, а облік трудового стажу здійснюватиметься в електронному форматі через систему Пенсійного фонду України.
⚖️ Що передбачає закон
Згідно із законом, усі дані про трудову діяльність мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб ПФУ.
З цього моменту електронна трудова книжка прирівнюється до паперової, а відомості з неї використовуються для:
- призначення пенсії,
- підтвердження трудового стажу,
- оформлення соціальних виплат,
- прийняття на роботу.
📌 Паперові трудові книжки з 2025 року більше не є обов’язковими для ведення роботодавцями.
Їх залишають лише як архівний документ, доки всі записи не будуть перенесені у ПФУ.
🕐 Строк для оцифрування трудових книжок
Законом визначено п’ятирічний перехідний період — з 2021 до 2026 року.
Отже, до 10 червня 2026 року всі роботодавці та працівники зобов’язані завершити процес оцифрування.
Якщо цього не зробити, у Пенсійного фонду можуть виникнути труднощі з підтвердженням стажу, а отже — і з нарахуванням пенсії.
💡 Хто відповідає за оцифрування
- Роботодавець — зобов’язаний передати скановані копії трудових книжок своїх працівників до ПФУ.
- Працівник — може самостійно подати документи через електронний кабінет ПФУ або звернутися до юриста.
- Особи, які вже не працюють — також мають право подати свою трудову книжку на оцифрування, щоб їхній стаж був врахований при виході на пенсію.
⚙️ Як відбувається процедура оцифрування
- Сканування трудової книжки — усі сторінки з записами про прийняття, переведення та звільнення.
- Авторизація на порталі електронних послуг ПФУ — через КЕП або BankID.
- Завантаження сканів до особистого кабінету.
- Перевірка даних працівниками Пенсійного фонду.
- Підтвердження електронного стажу — після цього трудова книжка вважається оцифрованою.
🧑💼 Юридична допомога у Броварах та Київській області
Юридична компанія «Бровар Юст» пропонує повний супровід у процесі оцифрування трудових книжок:
✅ Сканування та підготовка документів;
✅ Генерація або відновлення електронного підпису (КЕП);
✅ Завантаження файлів у ПФУ;
✅ Контроль внесення даних;
✅ Консультації для роботодавців і фізичних осіб.
📅 Строк виконання: від 10 робочих днів
💰 Вартість послуги: 2500 грн
Ми допомагаємо як працюючим, так і пенсіонерам, а також тим, хто перебуває за кордоном.
🧩 Успішні кейси
Кейс №1.
Бровари, 2024 рік — оцифровано трудові книжки працівників будівельної компанії.
Після перевірки ПФУ весь колектив отримав електронні довідки про стаж без відвідування відділень.
Кейс №2.
Пенсіонерка з Літок звернулась без КЕП. Ми допомогли оформити електронний підпис і подали документи онлайн.
Через 10 днів стаж з’явився у її електронному кабінеті ПФУ.
⚠️ Що буде, якщо не оцифрувати трудову книжку
- ПФУ не матиме підтвердження вашого стажу;
- під час виходу на пенсію доведеться збирати архівні довідки;
- роботодавці не зможуть передати дані автоматично;
- ризик втрати частини стажу або затримки з нарахуванням пенсії.
🧠 Висновок юриста
Оцифрування трудової книжки — це не формальність, а обов’язок, закріплений законом.
У 2026 році електронна трудова стане єдиним джерелом даних про стаж, тому зволікати більше не можна.
Юристи «Бровар Юст» допоможуть вам виконати вимогу закону швидко, офіційно та без помилок.
📞 Контакти «Бровар Юст»
📍 Адреса: м. Бровари, Київська область
📱 Телефон: 066 596 76 42
📧 Email: brovarjust@gmail.com
🌐 Сайт: brovarjust.com.ua