Апостиль на нотаріальних документах — одна з найпоширеніших процедур, коли український документ потрібно подати за кордон: для оформлення спадщини, шлюбу, ВНЖ, навчання, банків, судів, міграційних служб тощо. І найзручніший шлях для клієнта — апостиль через нотаріуса.
Тут важливо розуміти юридичну суть: компетентним органом у сфері апостилізації нотаріальних документів є Міністерство юстиції України, а нотаріус виступає посередником між клієнтом і Мін’юстом та діє в межах наданих Мін’юстом повноважень (дозволу/доступу до відповідного порядку взаємодії). Для клієнта це виглядає просто: нотаріус бере документ, правильно оформлює пакет і ви отримуєте готовий документ з апостилем, який приймають за кордоном.
Нижче — покроково, без “води”, з практичними нюансами.
Що таке апостиль простими словами
Апостиль — це спеціальний штамп/сертифікат, який підтверджує справжність:
- ✅ підпису посадової особи,
- ✅ її статусу/повноважень,
- ✅ печатки/штампа на документі.
📌 Апостиль застосовується, коли документ використовується в країні-учасниці Гаазької конвенції 1961 року (яка скасовує необхідність консульської легалізації для офіційних документів між такими країнами).
❗ Якщо країна не є учасницею Конвенції — найчастіше потрібна консульська легалізація, а не апостиль.
Які нотаріальні документи найчастіше апостилізують
Найчастіші “клієнтські” запити:
- 🔹 Нотаріальна довіреність (на представництво, продаж, отримання документів, відкриття рахунку тощо)
- 🔹 Нотаріальна заява (про згоду/відмову, про сімейний стан, фінзабезпечення тощо)
- 🔹 Нотаріальна згода (наприклад, на виїзд дитини, на укладення правочинів)
- 🔹 Нотаріально засвідчені копії документів (паспорт, свідоцтва, рішення, довідки — у форматі нотаріальної копії)
- 🔹 Нотаріально засвідчені переклади (коли нотаріус засвідчує підпис перекладача або посвідчує переклад — залежно від процедури)
Правові особливості апостиля на нотаріальних документах
1) Апостиль “прив’язаний” до нотаріального посвідчення
На нотаріальних документах апостиль підтверджує нотаріальний елемент — підпис/статус нотаріуса та печатку, якими документ посвідчено.
2) Нотаріус — посередник між клієнтом і Мін’юстом
У процедурі “апостиль через нотаріуса” нотаріус:
- приймає/оформлює документ так, щоб він був придатний для апостилізації;
- формує пакет у належному вигляді (за потреби — прошиває, нумерує, скріплює);
- здійснює взаємодію з Мін’юстом у встановленому порядку (як уповноважений посередник).
📌 Для клієнта головна перевага — мінімум ризику “відмови через дрібницю”.
3) Важлива форма, а не лише зміст
Апостиль — процедура формальна. Навіть правильний за змістом документ може “зависнути”, якщо є технічні помилки в оформленні.
Апостиль через нотаріуса: як це працює покроково
Крок 1. Визначаємо країну та вимоги установи
Спочатку з’ясовуємо:
- чи країна приймає апостиль (а не консульську легалізацію);
- у якому форматі хочуть документ: оригінал, нотаріальна копія, нотаріально засвідчений переклад або комбінація.
✅ Порада: інколи установа за кордоном прямо пише: “apostille on notarized power of attorney” або “apostille on notarized translation”.
Крок 2. Оформлення/перевірка документа у нотаріуса
Нотаріус:
- оформлює довіреність/заяву/згоду або засвідчує копію/переклад;
- перевіряє, щоб документ був “чистий” під апостиль:
- без виправлень і підчисток,
- з чіткими печатками та підписами,
- із правильними реквізитами.
Крок 3. Підготовка пакета (прошивка, нумерація, скріплення)
Якщо документ багатосторінковий — він має бути:
- прошитий,
- пронумерований,
- належно скріплений нотаріальними реквізитами.
📌 Це той момент, який найчастіше “рятує” від проблем за кордоном: документ виглядає цілісним, його складно підмінити/роз’єднати.
Крок 4. Подання на апостиль через нотаріуса
Нотаріус як уповноважений посередник забезпечує подачу/оформлення апостилізації у взаємодії з Мін’юстом відповідно до встановленого порядку.
Крок 5. Отримання документа з апостилем
Клієнт отримує документ з апостилем у вигляді, придатному для використання за кордоном (з урахуванням технічного оформлення).
Крок 6. За потреби — переклад для країни призначення
Якщо потрібен переклад:
- робиться переклад,
- часто — нотаріальне засвідчення перекладу,
- інколи — апостиль потрібен саме на нотаріально засвідчений переклад (залежно від вимог).
Нотаріальний переклад і апостиль: як не заплутатись
Одна з найчастіших помилок: люди думають, що апостиль “підтверджує правильність перекладу”. Насправді апостиль підтверджує нотаріальне посвідчення (підпис/статус нотаріуса і його печатку).
✅ Якщо апостиль потрібен на переклад — значить, він потрібен на нотаріально засвідчений переклад (де є нотаріальний елемент).
Типові причини відмов і затримок
Ось через що найчастіше втрачають час:
- ❌ Ламінування документа або його частин
- ❌ Виправлення/закреслення/підчистки без належних нотаріальних застережень
- ❌ Немає/порушена прошивка, немає скріплення на прошивці (для багатосторінкових документів)
- ❌ Нечіткі печатки, технічні дефекти друку
- ❌ Невірно обрана процедура: потрібна консульська легалізація, а не апостиль
- ❌ Плутанина з форматом: потрібен апостиль на оригінал/копію/переклад, а готують інше
Коли апостиль може не підійти
Апостиль не вирішить питання, якщо:
- країна не є учасницею Гаазької конвенції 1961 року (і немає іншого спрощеного режиму);
- установа за кордоном має спеціальні вимоги (інколи — лише консульська легалізація);
- документ технічно “проблемний” (пошкодження, виправлення, порушення цілісності).
FAQ — коротко і по суті
Чи можна апостилізувати нотаріальну копію документа?
Так, якщо іноземна сторона приймає копії. Тоді роблять нотаріальну копію — і її апостилізують.
Апостиль ставиться на оригінал чи на переклад?
Залежить від вимог установи за кордоном. Апостиль ставлять на документ з нотаріальним елементом: це може бути і оригінал нотаріального документа, і нотаріально засвідчений переклад.
Апостиль має строк дії?
Зазвичай апостиль не має “строку дії”, але іноземні установи можуть вимагати “свіжий” документ (особливо довідки). Для довіреностей/заяв це також інколи трапляється залежно від кейсу.
Як допоможе юридична компанія «Бровар Юст»
Юридична компанія «Бровар Юст» допомагає клієнтам отримати апостиль на нотаріальні документи через нотаріуса без зайвих витрат часу:
- ✅ перевіримо, чи підходить документ під апостиль саме для вашої країни;
- ✅ підкажемо, який формат потрібен: оригінал/копія/переклад;
- ✅ організуємо правильне нотаріальне оформлення та підготовку пакета;
- ✅ супроводимо процедуру апостилізації та видачу готових документів.
📍 Працюємо у м. Бровари та по всьому Броварському району.
📞 0665967642
✉️ brovarjust@gmail.com