Зміна голови ОСББ на практиці часто здається простою: провели збори, обрали нову людину, подали документи реєстратору. Але саме на цьому етапі багато об’єднань співвласників отримують відмову у державній реєстрації змін.

Причини можуть бути різні: неправильно оформлений протокол, відсутність нотаріального посвідчення підписів, неправильна дата звільнення попереднього голови, обрання особи, яка не входить до складу правління, або невідповідність процедури статуту ОСББ.

Юридична компанія «Бровар Юст» допомагає ОСББ правильно оформити зміну голови правління, підготувати протокол, перевірити статут, сформувати пакет документів та супроводити державну реєстрацію змін у ЄДР.

Що таке ОСББ і хто є його керівником

ОСББ — об’єднання співвласників багатоквартирного будинку. Це юридична особа, створена власниками квартир і нежитлових приміщень для управління спільним майном будинку.

Діяльність ОСББ регулюється, зокрема:

✅ Законом України «Про об’єднання співвласників багатоквартирного будинку»;
✅ Законом України «Про особливості здійснення права власності у багатоквартирному будинку»;
✅ Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань»;
✅ статутом конкретного ОСББ;
✅ Типовим статутом ОСББ.

Керівником ОСББ зазвичай є голова правління. Саме він діє від імені ОСББ без довіреності, підписує договори, представляє об’єднання у відносинах з банками, органами влади, підрядниками, співвласниками та державними реєстраторами.

Коли потрібно змінювати голову ОСББ

Зміна голови ОСББ може бути необхідною у різних ситуаціях.

🔹 попередній голова подав заяву про звільнення;
🔹 закінчився строк повноважень голови або правління;
🔹 співвласники незадоволені роботою керівника;
🔹 голова не виконує рішення загальних зборів або правління;
🔹 голова не передає документи ОСББ;
🔹 голова змінив місце проживання або фактично не бере участі в управлінні;
🔹 голова помер;
🔹 потрібно оновити дані в ЄДР, банку, податковій, договорах.

⚠️ Важливо: просто домовитися між співвласниками недостатньо. Зміна голови ОСББ повинна бути оформлена відповідним рішенням уповноваженого органу та зареєстрована в ЄДР.

Хто має право обирати голову ОСББ

Найважливіше питання — хто саме обирає голову ОСББ: правління чи загальні збори?

Відповідь залежить від статуту конкретного ОСББ.

Варіант 1. Голову ОСББ обирає правління

У більшості ОСББ статути передбачають, що голова правління обирається правлінням зі складу членів правління.

Тобто порядок такий:

Загальні збори обирають склад правління.
Правління зі свого складу обирає голову правління.
Оформлюється протокол засідання правління.
Документи подаються державному реєстратору.
В ЄДР змінюється керівник ОСББ.

Це найпоширеніший варіант.

Варіант 2. Голову ОСББ обирають загальні збори

Деякі ОСББ у своєму статуті прямо передбачають, що голову правління обирають загальні збори співвласників. У такому разі потрібно проводити саме загальні збори, а не лише засідання правління.

Тому перед підготовкою документів обов’язково потрібно перевірити статут ОСББ.

📌 Помилка, яка часто призводить до відмови: ОСББ проводить засідання правління, хоча за статутом голову має обирати загальні збори.

Якщо новий голова не є членом правління

Це одна з найпоширеніших проблем.

Якщо статут передбачає, що голова обирається зі складу правління, то не можна просто обрати головою сторонню особу або співвласника, який не входить до складу правління.

У такій ситуації спочатку потрібно:

✅ провести загальні збори;
✅ переобрати або доповнити склад правління;
✅ включити потрібну особу до складу правління;
✅ після цього провести засідання правління;
✅ обрати цю особу головою правління;
✅ подати документи на державну реєстрацію змін.

Інакше державний реєстратор може відмовити, оскільки особа обрана з порушенням статуту ОСББ.

Покрокова процедура зміни голови ОСББ

Крок 1. Перевірити статут ОСББ

Перед будь-якими діями потрібно з’ясувати:

🔸 хто обирає голову — правління чи загальні збори;
🔸 який строк повноважень правління та голови;
🔸 хто підписує протоколи;
🔸 який порядок скликання зборів;
🔸 який порядок голосування;
🔸 чи є вимога щодо підпису голови, секретаря, членів правління;
🔸 чи передбачено можливість обрання голови тільки зі складу правління.

Саме статут визначає правильний алгоритм.

Крок 2. Підготувати порядок денний

Для засідання правління порядок денний може включати:

Обрання головуючого та секретаря засідання.
Припинення повноважень попереднього голови правління.
Обрання нового голови правління.
Уповноваження особи на подання документів державному реєстратору.
Оновлення контактної інформації ОСББ у ЄДР.

Для загальних зборів порядок денний може бути ширшим:

Обрання голови та секретаря зборів.
Переобрання складу правління.
Затвердження нового складу правління.
Надання повноважень правлінню обрати голову.
Внесення змін до ЄДР.
За потреби — внесення змін до статуту.

Крок 3. Провести засідання правління або загальні збори

Якщо голову обирає правління, проводиться засідання правління.

Якщо потрібно змінити склад правління або статут передбачає обрання голови загальними зборами, проводяться загальні збори співвласників.

⚠️ Дуже важливо правильно зафіксувати результати голосування. У протоколі мають бути чітко зазначені:

✅ хто був присутній;
✅ хто голосував «за», «проти», «утримався»;
✅ яке рішення прийнято;
✅ дата припинення повноважень попереднього голови;
✅ дата початку повноважень нового голови;
✅ хто уповноважений подавати документи реєстратору.

Крок 4. Оформити протокол

Протокол — основний документ для державної реєстрації зміни голови ОСББ.

У протоколі бажано прямо зазначити:

«Припинити повноваження голови правління ОСББ __________ з “” ________ 20 року».

«Обрати головою правління ОСББ __________ з “” ________ 20 року».

Не варто залишати ці дати невизначеними. Відсутність дати звільнення старого голови або дати призначення нового може стати підставою для відмови.

Крок 5. Нотаріально посвідчити підписи

Для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу рішення уповноваженого органу управління подається у письмовій формі, прошивається, нумерується та підписується уповноваженими особами.

На практиці протокол, який подається для зміни керівника ОСББ, потребує нотаріального посвідчення підписів.

⚠️ Важливий нюанс: якщо протокол засідання правління підписують члени правління, які брали участь у засіданні, їхні підписи мають бути оформлені належним чином. Якщо протокол підписаний лише головою та секретарем, хоча за статутом або законом потрібно більше підписів, це може створити проблему при реєстрації.

Крок 6. Подати документи державному реєстратору

Для реєстрації зміни голови ОСББ зазвичай подаються:

📌 заява про державну реєстрацію змін щодо юридичної особи;
📌 протокол засідання правління або загальних зборів;
📌 документ про сплату адміністративного збору;
📌 довіреність, якщо документи подає представник;
📌 за потреби — документи щодо повноважень представників співвласників;
📌 за потреби — нова редакція статуту, якщо одночасно змінюється статут.

Також доцільно одночасно оновити контактні дані ОСББ: номер телефону, електронну пошту, інформацію для зв’язку.

Хто може подати документи на зміну голови ОСББ

Заявником може бути:

✅ чинний керівник ОСББ;
✅ новообраний керівник, якщо його повноваження вже настали;
✅ представник за нотаріально посвідченою довіреністю;
✅ інша особа, яка має відповідні повноваження згідно з ЄДР або рішенням ОСББ.

Особливо уважно потрібно ставитися до дати набуття повноважень нового голови. Якщо в протоколі зазначено, що новий голова набуває повноважень з наступного дня, подавати документи як новий керівник у день прийняття рішення може бути ризиковано.

Типові помилки при зміні голови ОСББ

1. Не перевірили статут

ОСББ проводить засідання правління, хоча статут передбачає обрання голови загальними зборами. Або навпаки — проводять загальні збори, хоча достатньо рішення правління.

2. Обрали головою особу, яка не є членом правління

Якщо статут передбачає, що голова обирається зі складу правління, спочатку потрібно ввести особу до правління.

3. Не зазначили дату звільнення попереднього голови

Реєстратор має бачити, коли припиняються повноваження старого керівника.

4. Не зазначили дату початку повноважень нового голови

Без цієї дати неможливо чітко встановити момент виникнення повноважень нового керівника.

5. Дата звільнення попереднього голови раніше дати рішення

Це може суперечити логіці трудових та управлінських відносин, якщо попередньо належного рішення не було.

6. Протокол підписаний не тими особами

Наприклад, підписали тільки голова та секретар, хоча мали підписати всі члени правління, які брали участь у засіданні.

7. Відсутнє нотаріальне посвідчення підписів

Для реєстраційної дії це критична помилка.

8. Неправильно оформлено голосування

Особливо це стосується загальних зборів, де потрібно враховувати порядок голосування, передбачений статутом.

9. Не подано довіреність представника

Якщо документи подає не керівник, а представник, повноваження мають бути підтверджені належним чином.

10. Не оновили контактні дані ОСББ

Формально це не завжди обов’язково, але на практиці старий номер телефону голови в ЄДР часто створює проблеми.

Чи потрібно змінювати статут при зміні голови ОСББ

Зазвичай ні. Якщо змінюється лише голова правління, статут змінювати не потрібно.

Але зміни до статуту можуть бути потрібні, якщо ОСББ хоче:

🔹 змінити порядок обрання голови;
🔹 передбачити інший строк повноважень;
🔹 змінити порядок голосування;
🔹 уточнити компетенцію правління;
🔹 привести статут у відповідність до актуального законодавства;
🔹 змінити назву або інші положення статуту.

Внесення змін до статуту — це окрема процедура, яка належить до компетенції загальних зборів співвласників.

Чи може новий голова ОСББ діяти до внесення змін у ЄДР

У багатьох випадках повноваження нового голови виникають з дати, визначеної у протоколі, а не з дати внесення змін до ЄДР.

Але на практиці без оновлення ЄДР можуть виникнути проблеми:

⚠️ банк може не прийняти нового голову як підписанта;
⚠️ контрагенти можуть відмовитися підписувати договори;
⚠️ державні органи будуть орієнтуватися на дані ЄДР;
⚠️ старий керівник може залишатися в реєстрі;
⚠️ можуть виникнути конфлікти щодо представництва ОСББ.

Тому після прийняття рішення не варто затягувати з державною реєстрацією змін.

Як правильно сформулювати рішення в протоколі

Приклад формулювання:

Вирішили:

Припинити повноваження голови правління ОСББ «_» ПІБ з «» ________ 20 року.
Обрати головою правління ОСББ «_» ПІБ з «» ________ 20 року.
Уповноважити ПІБ подати документи для державної реєстрації змін до відомостей про ОСББ у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань.
Оновити інформацію для зв’язку з юридичною особою: телефон, електронна пошта.

Це лише загальний приклад. Остаточний текст потрібно адаптувати під конкретний статут ОСББ.

Чому державний реєстратор може відмовити у зміні голови ОСББ

Державний реєстратор може відмовити, якщо:

❌ документи подані не в повному обсязі;
❌ протокол не відповідає вимогам закону або статуту;
❌ рішення прийняте неуповноваженим органом;
❌ підписи не посвідчені нотаріально;
❌ неправильно визначено дату припинення та початку повноважень;
❌ новий голова не є членом правління, хоча це вимагає статут;
❌ відсутні документи представника;
❌ рішення суперечить закону або установчим документам ОСББ.

Саме тому перед подачею документів краще провести юридичну перевірку протоколу.

Як «Бровар Юст» допомагає при зміні голови ОСББ

Юридична компанія «Бровар Юст» супроводжує процедуру зміни голови ОСББ під ключ.

Ми допоможемо:

✅ перевірити статут ОСББ;
✅ визначити, хто має обирати голову — правління чи загальні збори;
✅ підготувати порядок денний;
✅ скласти протокол засідання правління або загальних зборів;
✅ перевірити правильність дат звільнення та призначення;
✅ підготувати пакет документів для державного реєстратора;
✅ супроводити нотаріальне посвідчення підписів;
✅ подати документи на реєстрацію змін;
✅ оновити контактні дані ОСББ у ЄДР;
✅ допомогти у складних ситуаціях, якщо старий голова не передає документи або відмовляється співпрацювати.

Коли точно варто звернутися до юриста

📌 старий голова не хоче підписувати документи;
📌 потрібно змінити не лише голову, а й склад правління;
📌 голова помер або фактично не виконує обов’язки;
📌 у статуті нечітко прописаний порядок обрання;
📌 ОСББ створене давно, а статут не оновлювався;
📌 потрібно одночасно змінити статут;
📌 є конфлікт між співвласниками;
📌 державний реєстратор уже відмовив у реєстрації;
📌 потрібно швидко підготувати правильний пакет документів.

У таких ситуаціях самостійна підготовка документів може лише ускладнити проблему.

Висновок

Зміна голови ОСББ — це не просто формальність. Це юридична процедура, яка повинна відповідати статуту, закону та реєстраційним вимогам.

Головні правила:

✅ спочатку перевірити статут;
✅ правильно визначити орган, який обирає голову;
✅ не обирати головою особу, яка не входить до правління, якщо статут цього не дозволяє;
✅ чітко прописати дати припинення та початку повноважень;
✅ правильно оформити протокол;
✅ нотаріально посвідчити підписи;
✅ подати повний пакет документів державному реєстратору.

Якщо потрібно змінити голову ОСББ без відмов, затримок і зайвих нервів — звертайтеся до юридичної компанії «Бровар Юст».

Контакти юридичної компанії «Бровар Юст»

📍 Адреса: Київська область, м. Бровари, вул. Героїв України, 20, офіс 153, 2 поверх
📞 Телефон: +38 (063) 109-39-71
📞 Телефон: +38 (066) 596-76-42
📧 Email: brovarjust@gmail.com
🌐 Сайт: brovarjust.com.ua

Бровар Юст — юридична допомога для ОСББ у Броварах, Київській області та онлайн по Україні.

FAQ: часті питання про зміну голови ОСББ

Хто обирає голову ОСББ?

Залежить від статуту. У більшості ОСББ голову правління обирає правління зі свого складу. Але статут може передбачати, що голову обирають загальні збори співвласників.

Чи можна обрати головою ОСББ людину, яка не є членом правління?

Якщо статут передбачає, що голова обирається зі складу правління, то ні. Спочатку потрібно включити цю особу до складу правління через загальні збори.

Чи потрібно нотаріально посвідчувати протокол про зміну голови ОСББ?

Так, для державної реєстрації змін до ЄДР підписи на рішенні уповноваженого органу управління, як правило, мають бути нотаріально посвідчені.

Які документи потрібні для зміни голови ОСББ?

Зазвичай потрібні заява, протокол уповноваженого органу, квитанція про сплату адміністративного збору, довіреність представника за потреби та інші документи залежно від ситуації.

Чи потрібно змінювати статут при зміні голови ОСББ?

Не завжди. Якщо змінюється лише голова, статут зазвичай не змінюється. Але якщо потрібно змінити порядок обрання голови або привести статут у відповідність до законодавства, тоді потрібна нова редакція статуту.

Що робити, якщо старий голова не передає документи ОСББ?

Потрібно правильно оформити рішення про припинення його повноважень, зареєструвати нового керівника в ЄДР, а після цього вирішувати питання передачі документів юридичними способами, зокрема через письмові вимоги, акти, звернення до органів або суду.

Чи можна змінити голову ОСББ без загальних зборів?

Так, якщо статут передбачає, що голову обирає правління. Але якщо потрібно змінити склад правління або статут вимагає рішення загальних зборів, без загальних зборів не обійтися.

Чому реєстратор може відмовити у зміні голови ОСББ?

Найчастіше через неправильний протокол, відсутність нотаріального посвідчення, невідповідність статуту, неправильні дати звільнення та призначення або обрання особи, яка не мала права бути головою.

Чи може «Бровар Юст» підготувати протокол зміни голови ОСББ?

Так. Ми можемо підготувати протокол, перевірити статут, сформувати пакет документів і супроводити реєстрацію зміни голови ОСББ.