Облік заробітної плати — це не лише нарахування окладу працівнику. Це повний комплекс дій: кадрові документи, табель обліку робочого часу, розрахунок зарплати, утримання податків, нарахування ЄСВ, виплата коштів, подання звітності та зберігання документів.

Помилки в зарплаті можуть призвести до:

⚠️ штрафів за порушення трудового законодавства;
⚠️ донарахування ПДФО, військового збору та ЄСВ;
⚠️ претензій від ДПС;
⚠️ перевірок Держпраці;
⚠️ спорів із працівниками;
⚠️ проблем при податковій перевірці.

Юридична компанія «Бровар Юст» допомагає бізнесу організувати кадровий облік, облік зарплати, перевірити документи, підготувати звітність і зменшити ризики штрафів.

---

Що входить в облік заробітної плати

Облік зарплати включає:

✅ оформлення працівника;
✅ ведення табелю робочого часу;
✅ нарахування основної зарплати;
✅ нарахування премій, доплат, відпускних, лікарняних;
✅ утримання ПДФО та військового збору;
✅ нарахування ЄСВ;
✅ виплату зарплати;
✅ формування розрахункових листів;
✅ подання звітності;
✅ зберігання первинних і кадрових документів.

---

Основні документи для обліку зарплати

Для правильного нарахування зарплати роботодавець повинен мати кадрові та бухгалтерські документи.

Кадрові документи

Документ	Для чого потрібен
Штатний розпис	Визначає посади, оклади, кількість штатних одиниць
Наказ про прийняття	Підтверджує оформлення працівника
Трудовий договір	Визначає умови праці
Повідомлення ДПС	Подається до початку роботи працівника
Табель обліку робочого часу	Підтверджує фактично відпрацьований час
Накази про відпустки	Потрібні для нарахування відпускних
Лікарняні листи	Потрібні для нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності
Накази про премії	Підтверджують додаткові виплати
Наказ про звільнення	Потрібен для остаточного розрахунку

---

Табель обліку робочого часу

Табель обліку робочого часу — основний документ для нарахування зарплати при погодинній або окладній системі оплати праці.

У табелі фіксують:

✅ відпрацьовані дні;
✅ відпрацьовані години;
✅ відпустки;
✅ лікарняні;
✅ прогули;
✅ простої;
✅ роботу у вихідні;
✅ нічні години;
✅ надурочні години.

Зазвичай використовується типова форма № П-5, затверджена наказом Держкомстату № 489 від 05.12.2008 року. Підприємство може використовувати і власну форму, якщо вона містить необхідні реквізити первинного документа.

---

Складові заробітної плати

Заробітна плата складається не лише з окладу.

Основна зарплата

Це оплата за виконану роботу відповідно до встановлених норм праці.

До неї належать:

✅ посадовий оклад;
✅ тарифна ставка;
✅ оплата за фактично відпрацьований час;
✅ оплата за виконаний обсяг робіт.

Додаткова зарплата

До додаткової зарплати можуть входити:

✅ доплати;
✅ надбавки;
✅ премії;
✅ оплата роботи в нічний час;
✅ оплата надурочних годин;
✅ оплата роботи у святкові та вихідні дні;
✅ відпускні.

Інші заохочувальні та компенсаційні виплати

Це можуть бути:

✅ матеріальна допомога;
✅ компенсації;
✅ одноразові заохочення;
✅ інші виплати, передбачені внутрішніми документами підприємства.

Складові фонду оплати праці визначаються з урахуванням Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату № 5 від 13.01.2004 року.

---

Як нараховується зарплата

Базовий порядок такий:

1. Перевіряється штатний розпис і оклад працівника.
2. Аналізується табель робочого часу.
3. Враховуються відпустки, лікарняні, премії, доплати.
4. Нараховується загальна сума зарплати.
5. Утримуються податки.
6. Нараховується ЄСВ.
7. Формується сума до виплати.
8. Зарплата виплачується працівнику.
9. Дані включаються до звітності.

---

Податки із зарплати

Із зарплати працівника утримуються:

✅ ПДФО — 18%;
✅ військовий збір — за чинною ставкою на дату нарахування.

На зарплату роботодавець додатково нараховує:

✅ ЄСВ — 22% на базу нарахування, якщо не застосовуються спеціальні правила.

ПДФО і військовий збір утримуються із доходу працівника.
ЄСВ не утримується із зарплати працівника, а сплачується роботодавцем за власний рахунок.

---

Бухгалтерські рахунки для обліку зарплати

Для обліку розрахунків із працівниками використовується рахунок 66 “Розрахунки за виплатами працівникам”.

Основні субрахунки

Субрахунок	Що обліковується
661 “Розрахунки за заробітною платою”	Нарахування та виплата зарплати
662 “Розрахунки з депонентами”	Зарплата, не отримана працівником у строк
663 “Розрахунки за іншими виплатами”	Інші виплати працівникам

Податки та внески

Рахунок	Що відображається
641	Розрахунки з ПДФО
642	Розрахунки з військового збору
651	Розрахунки з ЄСВ

---

Типові бухгалтерські проводки по зарплаті

Операція	Дебет	Кредит
Нараховано зарплату адміністративному персоналу	92	661
Нараховано зарплату працівникам збуту	93	661
Нараховано зарплату виробничим працівникам	23	661
Утримано ПДФО	661	641
Утримано військовий збір	661	642
Нараховано ЄСВ	23, 91, 92, 93	651
Виплачено зарплату працівнику	661	301 / 311

---

Розрахунково-платіжна відомість

Усі нарахування та утримання відображаються у розрахунковій або розрахунково-платіжній відомості.

Можуть використовуватися типові форми:

✅ № П-6 — розрахунково-платіжна відомість працівника;
✅ № П-7 — зведена розрахунково-платіжна відомість.

У відомості зазначаються:

✅ нарахована зарплата;
✅ премії;
✅ доплати;
✅ відпускні;
✅ лікарняні;
✅ ПДФО;
✅ військовий збір;
✅ інші утримання;
✅ сума до виплати.

---

Виплата заробітної плати

Зарплата може виплачуватися:

✅ через банк на картковий рахунок працівника;
✅ готівкою через касу підприємства.

При виплаті через банк оформлюються платіжні інструкції та відомість на зарахування зарплати.

При виплаті готівкою використовуються касові документи відповідно до правил ведення касових операцій.

---

Працівника потрібно повідомити про розрахунок зарплати

Відповідно до статті 110 Кодексу законів про працю України та статті 30 Закону України “Про оплату праці”, роботодавець при кожній виплаті зарплати повинен повідомити працівника про:

✅ загальну суму зарплати;
✅ складові зарплати;
✅ розміри утримань;
✅ підстави утримань;
✅ суму, яка підлягає виплаті.

Для цього працівнику надається розрахунковий лист у паперовому або електронному вигляді.

---

Строки виплати зарплати

Заробітна плата виплачується регулярно у строки, визначені колективним договором або внутрішніми документами роботодавця.

Загальне правило:

✅ не рідше двох разів на місяць;
✅ проміжок між виплатами — не більше 16 календарних днів;
✅ остаточна виплата — не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата.

Порушення строків виплати зарплати може стати підставою для штрафів і трудових спорів.

---

Звітність із заробітної плати

Дані про зарплату, ПДФО, військовий збір та ЄСВ включаються до податкової звітності.

Основна звітність

✅ податковий розрахунок сум доходу, нарахованого на користь фізичних осіб;
✅ суми утриманого ПДФО;
✅ військовий збір;
✅ суми нарахованого ЄСВ;
✅ додатки щодо працівників і трудових відносин.

Починаючи з 2025 року, звітність щодо ПДФО, військового збору та ЄСВ подається щомісячно. Перед поданням звіту потрібно перевіряти чинну форму та строки, оскільки вони можуть змінюватися наказами Мінфіну.

---

Статистична звітність з праці

Окремі роботодавці можуть подавати статистичну звітність, зокрема:

✅ форма № 1-ПВ місячна “Звіт із праці”;
✅ форма № 1-ПВ квартальна “Звіт із праці”;
✅ форма № 3-борг “Звіт про заборгованість з оплати праці”.

Подання статистичної звітності залежить від того, чи включений роботодавець до переліку респондентів органів статистики.

---

Типові помилки в обліку зарплати

Найчастіші порушення:

❌ працівник працює без належного оформлення;
❌ повідомлення ДПС подано після початку роботи;
❌ немає табелю робочого часу;
❌ оклад у штатному розписі не відповідає фактичним виплатам;
❌ неправильно нараховані відпускні;
❌ неправильно оплачено лікарняні;
❌ не враховано мінімальні гарантії в оплаті праці;
❌ несвоєчасно сплачено ПДФО, військовий збір або ЄСВ;
❌ неправильно заповнено звітність;
❌ немає розрахункових листів;
❌ цивільно-правові договори фактично прикривають трудові відносини.

---

Що перевіряє ДПС та Держпраці

ДПС перевіряє:

✅ правильність нарахування ПДФО;
✅ військовий збір;
✅ ЄСВ;
✅ своєчасність сплати податків;
✅ звітність;
✅ відповідність виплат даним бухгалтерського обліку;
✅ цивільно-правові договори з фізичними особами та ФОП.

Держпраці перевіряє:

✅ оформлення працівників;
✅ трудові договори;
✅ накази;
✅ табелі;
✅ строки виплати зарплати;
✅ мінімальні гарантії;
✅ оплату відпусток, лікарняних, надурочних годин;
✅ дотримання законодавства про працю.

---

Чекліст для роботодавця

Перед перевіркою або поданням звітності варто перевірити:

✅ чи оформлені всі працівники;
✅ чи подано повідомлення ДПС;
✅ чи є штатний розпис;
✅ чи ведеться табель;
✅ чи правильно нарахована зарплата;
✅ чи враховані відпускні та лікарняні;
✅ чи правильно утримано ПДФО і військовий збір;
✅ чи нараховано ЄСВ;
✅ чи своєчасно виплачено зарплату;
✅ чи подано звітність;
✅ чи є розрахункові листи;
✅ чи немає заборгованості із зарплати.

---

Послуги юридичної компанії «Бровар Юст»

Юридична компанія «Бровар Юст» допомагає бізнесу правильно організувати облік заробітної плати та кадрові документи.

Ми можемо допомогти з такими питаннями:

✅ перевірка кадрових документів;
✅ аудит обліку зарплати;
✅ консультація щодо ПДФО, військового збору та ЄСВ;
✅ перевірка штатного розпису;
✅ підготовка наказів і трудових документів;
✅ аналіз цивільно-правових договорів;
✅ підготовка до перевірки ДПС або Держпраці;
✅ виправлення помилок у звітності;
✅ юридичний супровід роботодавця;
✅ підготовка відповідей на запити контролюючих органів.

---

Висновок

Облік заробітної плати має бути точним. Помилки у зарплаті швидко переходять у податкові донарахування, штрафи, трудові спори та перевірки.

Щоб уникнути проблем, роботодавцю потрібно мати правильно оформлених працівників, табель, штатний розпис, розрахункові відомості, підтвердження виплат, правильно утримані податки та подану звітність.

Юридична компанія «Бровар Юст» допоможе перевірити облік зарплати, кадрові документи та підготувати бізнес до податкової або трудової перевірки.

---

Контакти юридичної компанії «Бровар Юст»

📍 Київська область, м. Бровари, вул. Героїв України, буд. 20, поверх № 2, офіс 153
📍 Представництво в Києві: м. Київ, провулок Херсонський, буд. 1, офіс 605, поверх 6

📞 +38 (063) 109-39-71
📞 +38 (066) 596-76-42
📧 brovarjust@gmail.com

🕘 Графік роботи юристів:
пн-пт: 09:00–18:00
сб-нд: вихідний

---

FAQ

Що таке облік заробітної плати?

Це нарахування зарплати, утримання податків, нарахування ЄСВ, виплата працівникам, ведення документів і подання звітності.

Які податки утримуються із зарплати?

Із зарплати утримується ПДФО та військовий збір. ЄСВ нараховується роботодавцем додатково.

Який основний документ для нарахування зарплати?

Основним документом є табель обліку робочого часу, а також штатний розпис, накази, трудові договори та розрахункові відомості.

Чи обов’язково видавати розрахунковий лист?

Так. Роботодавець повинен повідомити працівника про суму зарплати, види нарахувань, утримання та суму до виплати.

Чи можна виплачувати зарплату один раз на місяць?

Ні. Зарплата має виплачуватися не рідше двох разів на місяць.

Хто перевіряє облік зарплати?

ДПС перевіряє податки та ЄСВ, а Держпраці — оформлення працівників, строки виплати зарплати та дотримання трудового законодавства.

Чи допомагає «Бровар Юст» із кадровим і зарплатним обліком?

Так. Ми перевіряємо документи, консультуємо роботодавців, допомагаємо з підготовкою до перевірок і виправленням помилок.